Огляд розділу "Вхідні заявки"

Розділ "Вхідні заявки" призначений для централізованого збору та обробки всіх звернень клієнтів, які надходять через налаштовані віджети з різних джерел.

Навігація до розділу

Для доступу до вхідних заявок:

1. В бічному меню обери розділ "Заявки з сайту"
2. Обери підпункт меню "Вхідні"
3. Поруч з назвою відображається кількість нових заявок у зеленому кружечку

Структура таблиці вхідних заявок

Колонки таблиці

ID - унікальний ідентифікатор заявки в системі

Текст - текст повідомлення/звернення від клієнта

Клієнт - ім'я клієнта, який відправив заявку (якщо вказано у формі), а також  ідентифікатор для клієнтів, які звернулись вперше

Дата - дата та час створення заявки у форматі ДД.ММ.РРРР ГГ:ХХ

Статус - поточний стан обробки заявки:

🔵 Новий - заявка щойно надійшла і ще не опрацьована

🟢 Відкритий - заявка активно обробляється

🟠 Дослідження - заявка, потребує аналізу, взята в обробку менеджером

⚫ Закритий - заявка завершена та закрита

Джерело - джерело походження заявки (Instagram, сайт, лендінг тощо)

Віджет - назва віджета, через який надійшла заявка

Дії - додаткові опції для роботи з заявкою( видалення та редагування)

Функції управління

Пошук - поле для швидкого пошуку заявок за текстом, іменем клієнта або іншими параметрами

Фільтр - розширені можливості фільтрації за:

• Статусом заявки
• Датою створення (період від-до)
• Датою оновлення (період від-до)
• Містом проживання клієнта

Сортування - можливість сортування за будь-якою колонкою (ID, дата, статус тощо)

Детальний перегляд заявки

Відкриття заявки

Для детального перегляду заявки:

1. Клікни на рядок з заявкою в таблиці
2. Відкриється модальне вікно з повною інформацією( справа поверх поточного вікна)

Структура вікна детального перегляду заявки

Основна інформація

• Дата створення - точна дата та час надходження заявки
• Клієнт - повне ім'я клієнта з можливістю переходу до картки
• Статус - поточний статус з можливістю зміни

Контактна інформація

• Телефон - контактний номер клієнта
• Email - електронна адреса клієнта
• Місто - місто проживання (якщо вказано)

Деталі заявки

• Джерело - джерело походження заявки
• Віджет - назва віджета, через який надійшла заявка
• Остання активність - дата останньої дії з заявкою

Текст повідомлення

Повний текст звернення клієнта.

Додати нотатку

Можливість додавання внутрішніх нотаток для команди:

• Текстове поле для введення нотатки
• Можливість прикріплення файлів
• Кнопка "Зберегти" для збереження нотатки

Алгоритм обробки вхідних заявок

Етап 1: Надходження заявки

1. Автоматичне створення - заявка автоматично потрапляє в систему після заповнення форми
2. Присвоєння ID - система автоматично присвоює унікальний ідентифікатор
3. Встановлення статусу - заявка отримує статус "Новий"
4. Визначення джерела - система фіксує джерело надходження заявки

Етап 2: Первинна обробка

1. Сповіщення команди - якщо налаштовано, відправляються email-сповіщення
2. Створення/оновлення картки клієнта - якщо вказано достатньо даних

Етап 3: Робота з заявкою

1. Зміна статусу - автоматична зміна статусу на "Відкритий" після перегляду заявки менеджером
2. Додавання нотаток - внутрішні коментарі для команди
3. Контакт з клієнтом - дзвінок або повідомлення клієнту
4. Оновлення інформації - додавання деталей в процесі обробки

Етап 4: Завершення

1. Зміна статусу - встановлення статусу "Закритий"
2. Остаточні нотатки - додавання підсумкових коментарів

Створення клієнта з заявки

*якщо в системі немає клієнта з вказаними контактними даними у детальному перегляді заявки є можливість додати клієнта в базу даних

1. Відкрийте заявку для детального перегляду
2. Натисніть "Створити клієнта" у розділі з основною інформацією
3. Заповніть додаткові дані та збережіть
   
   

Інтеграція з карткою клієнта

Перегляд історії заявок

У картці клієнта на вкладці "Заявки" відображаються:

• Актуальні заявки - поточні відкриті заявки
• Завершені заявки - архів закритих заявок
• Статуси та дати всіх заявок
• Можливість швидкого переходу до деталей

Аналіз активності

Система дозволяє аналізувати:

• Кількість заявок від клієнта
• Джерела найчастіших звернень

Рекомендації щодо ефективної обробки

Швидкість реакції

• Обробляй нові заявки протягом 15-30 хвилин
• Налаштуй сповіщення при надходженні заявок
• Використовуй фільтри для пріоритизації

Якість обробки

• Завжди додавай нотатки про проведену роботу
• Своєчасно оновлюй статуси заявок
• Нотуй детальну історію спілкування з клієнтом

Аналіз ефективності

• Регулярно аналізуй джерела заявок
• Оптимізуйте процеси на основі статистики

Технічні особливості

Автоматичне оновлення

• Список заявок оновлюється в реальному часі
• Нові заявки з'являються без перезавантаження сторінки
• Зміни статусів відображаються миттєво

Ефективне опрацювання вхідних заявок є ключовим елементом успішного ведення бізнесу та забезпечення високого рівня сервісу для клієнтів.